Услуга архивации документов в Москве включает в себя:
В процессе ведения бизнеса многие организации сталкиваются с проблемой правильного учета и хранения документов. Иногда приходится искать документы, а иногда их просто некуда складировать. Любая документация компании должна быть соответствующим образом подготовлена для передачи на хранение, а для этого необходимо провести оценку приоритетности документов в зависимости от сроков их хранения и требованиям законодательства по их хранению.
Помимо этого мы помогаем осуществлять хранение документации вне офиса клиента (на наших территориях). Это удобная функция, которая позволяет чувствовать себя увереннее за сохранность документов и убрать стрессовые моменты в случае неожиданной проверки. Хранение документов вне офиса позволяет проще решать вопрос коммерческой тайны и ограничения доступа сотрудников к документам. Передаваемые на хранение документы могут различаться по различным категориям, таким как: бухгалтерская документация, личные дела, договоры, переписка и т.д.. Для каждой категории дел должны быть отведены отдельные места и составлена соответствующая опись. Наши сотрудники помогают осуществлять эту работу конфиденциально, квалифицированно и с гарантией. Законодательством предусмотрена ответственность для директора компании и ответственных лиц за неправильное хранение документации. С помощью наших специалистов вы сможете уверенно заниматься бизнесом, зная, что с документами у вас все в порядке.
Сейчас цифровизация стремительно врывается во все области бизнеса. Архивное хранение документов не стало исключением. Многие руководители стали с удовольствием пользоваться отсканированными архивами, так как это не только позволяет экономить время, но и значительно быстрее ориентироваться в документах и находить нужное за секунды. Сканирование документов-это их упорядочивание, возможность найти любую нужную бумагу и при этом не быть в офисе. Кроме этого это возможность уменьшить количество персонала (ведь руководитель сам с помощью нажатия нескольких клавиш компьютера может найти все, что ему надо). Следует помнить, что передав бумаги на хранение и создав цифровую копию, вы упрощаете процесс работы с документами, освобождаете офис и лучше защищаете свой бизнес (ведь только вы имеете доступ к архиву). Многие руководители бизнеса по достоинству оценили эту услугу и протестировав небольшие объемы документации, решили полностью отцифровать весь архив. Обращаясь к нам, вы получаете профессиональную помощь!
Сегодня все больше компаний задумываются над оптимизацией документооборота. Количество бумаг растет и надо понимать, куда и как их складывать. Как найти нужную бумагу быстро? Какие документы надо хранить, а какие можно уничтожить? Возможно многие документы можно отсканировать и держать в электронном архиве? Оптимизация состоит из выделения важных документов (в том числе длительного хранения) в отдельные папки. Составления описи, переплета документов. Часто после оптимизации больше половины документов можно передать на хранение вне офиса и освободить рабочие места. Наши специалисты помогут правильно оценить состояние ваших документов и навести порядок, позволив вам заниматься бизнесом и не тратить время на обработку и хранение документов! Обращаясь к нам, вы получаете полноценную помощь!
Хранить документы в офисе становится небезопасно, когда штат компании растет или компания ожидает проверок. Кроме того хранение документов в офисе занимает место. Этого места иногда достаточно, чтобы там могли разместиться несколько новых сотрудников. Вне офисное хранение документов позволяет не только гарантированно сохранить документы, но и ограничить к ним доступ. Кроме того оно дает чистоту в офисе, ведь вы убираете ненужную бумажную пыль и офис выглядит более презентабельно! При вне офисном хранении документов вы получаете полный доступ к вашим документам в месте их хранения или вам их привезут по первому требованию Наши профессионалы помогут вам!
Уничтожение документов связано с тем, что сроки хранения данного вида документов истекли. Очень важно четко знать какие документы сколько времени должны храниться по нашему законодательству. Ведь ошибочное уничтожение некоторых документов может иметь очень отрицательные последствия. Для правильного уничтожения должна быть проведена оценка документов, составлена опись. Возможно некоторые документы перед уничтожением лучше отсканировать. Наши специалисты подскажут вам какие документы нельзя уничтожать и дадут совет, как лучше их хранить. Практика подсказывает, что часто организации хранят документы, которые давно можно было уничтожить. Срок хранения которых истек. О них просто забыли или не знали, что можно их уже уничтожить. Обращаясь к нам, вы получаете профессиональную помощь!
В зависимости от направления деятельности компании и ее специализации, некоторые документы требуется передавать для гос.хранения. Это обязательная процедура при банкротстве или ликвидации компании. Прежде чем приступить к передаче на хранение, наши специалисты произведут классификацию документов, отбор, архивную обработку. Слеудет помнить, что документы должны быть подготовлены тщательным образом и только тогда их примут на хранение. Грамотная подготовка документов позволит быстро и правильно их сдать в гос. архив. Наши специалисты подскажут вам какие документы нужны для передачи, какие требования и как все сделать проще. Или сами все сделают. Обращаясь к нам, вы получите профессиональную помощь!
Самой трудоемкой процедурой для архивации документов является их хранение. Ведь в зависимости от организации правильного хранения зависит не только сохранность, но и качество документов. В помещении должна быть определенная влажность, температура, отсутствие прямых солнечных лучей, вентиляция. Для хранения документов они должны быть правильно упакованы и классифицированы. Это не просто складировать документы в произвольном порядке и где угодно. Для хранения документы упаковываются в специальные ящики, проводится опись и документы могут разделяться по группам (в зависимости от назначения). Хранение документов вне офиса позволяет не только освободить пространство (и тем самым организовать дополнительные рабочие места), но и создать более уютную обстановку в офисе, избежать дополнительной пыли, которая бывает от бумаги. Это безопасный образ ведения бизнеса, ведь при неожиданных проверках вы не подвергаетесь риску сразу показать все документы. Доверяя нашим специалистам хранение документов, вы выигрываете в бизнесе.
В процессе ведения бизнеса многие организации сталкиваются с проблемой правильного учета и хранения документов. Иногда приходится искать документы, а иногда их просто некуда складировать. Любая документация компании должна быть соответствующим образом подготовлена для передачи на хранение, а для этого необходимо провести оценку приоритетности документов в зависимости от сроков их хранения и требованиям законодательства по их хранению. Помимо этого мы помогаем осуществлять хранение документации вне офиса клиента (на наших территориях). Это удобная функция, которая позволяет чувствовать себя увереннее за сохранность документов и убрать стрессовые моменты в случае неожиданной проверки. Хранение документов вне офиса позволяет проще решать вопрос коммерческой тайны и ограничения доступа сотрудников к документам. Передаваемые на хранение документы могут различаться по различным категориям, таким как: бухгалтерская документация, личные дела, договоры, переписка и т.д Для каждой категории дел должны быть отведены отдельные места и составлена соответствующая опись. Наши сотрудники помогают осуществлять эту работу конфиденциально, квалифицированно и с гарантией. Законодательством предусмотрена ответственность для директора компании и ответственных лиц за неправильное хранение документации. С помощью наших специалистов вы сможете уверенно заниматься бизнесом, зная, что с документами у вас все в порядке.
ПН-ПТ 9:00 — 18:00
E-mail : mail@uristi.ru
ПН-СБ 10:00 — 19:00
